Telefonansage für Firma: Darauf solltest du achten (Sprecher, Musik, Länge)

Mit einer professionellen Telefonansage macht jedes Unternehmen einen sympathischen ersten Eindruck. Doch um KundInnen wirklich zu begeistern, sollte man ein paar Dinge beachten. Welche das genau sind, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

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Welche Telefonansagen gibt es?

Es gibt drei Arten von Telefonansagen, die man grundsätzlich unterscheidet: die einzelne Ansage bzw. das Ansagemodul, die Warteschleife und die klassische Mailbox-Ansage.

Bei der einzelnen Ansage oder dem Ansagemodul wird die Anruferin nach der ersten Ansage, zum Beispiel einer Begrüßungsansage meist noch weitergeleitet. Es kann sich hierbei auch um eine Menüansage handeln, bei der die Auswahl zwischen verschiedenen Endpunkten besteht. Ebenso möglich ist es, eine weitere Verzweigung im Telefonmenü zu schalten, von der Art “Wenn Sie fragen zum Thema X haben, bleiben Sie bitte in der Leitung. Wenn Sie hingegen mit dem Kundenservice verbunden werden wollen, drücken Sie bitte die Eins.”.

Bei der Warteschleife hingegen soll, wie der Name schon sagt, eine Zeit überbrückt werden, in der die Anruferin warten muss, bis sie zur nächsten verfügbaren Mitarbeiterin durchgestellt werden kann. 

Die Mailbox-Ansage ist ein sogenannter Endpunkt, was bedeutet, dass die Anruferin hinter dieser Ansage keine weiteren mehr zu hören bekommt. Hier kann entweder eine schlichte Abwesenheitsnotiz geschaltet werden, anhand welcher die Anruferin über den Zeitraum informiert wird, in welchem Sie es erneut versuchen kann oder es wird die Möglichkeit gegeben, eine Nachricht mit dem Anliegen für einen Rückruf zu hinterlassen.

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Wie gestalte ich eine Telefonansage am besten?

Struktur und Aufbau

Wenn man eine Telefonansage für das eigene Unternehmen plant, ist es sehr hilfreich, sich zunächst ein Struktogramm zu bauen. Ein Struktogramm ist ein Ablaufplan dafür, welchen Weg AnruferInnen innerhalb der Telefonanlage durchlaufen können. Visualisiert sieht das dann so aus, dass die Anruferin oben einsteigt und im Anschluss durch verschiedene Verzweigungen geleitet wird, durch welche sie bei der entsprechenden Abteilung, in der Warteschleife oder bei der Mailbox-Ansage landet.

Text, Formulierung und Sprache

Wenn die gewünschten Module schließlich feststehen, kann man damit anfangen, den Text für die einzelnen Elemente festzulegen. Dabei ist unser Tipp ausdrücklich: In der Kürze liegt die Würze! AnruferInnen, die mit Informationen überladen werden oder sich erst einmal durch eine langatmige Telefonansage hören müssen, bevor sie überhaupt die Chance haben, ihr Anliegen loszuwerden, legen vielleicht nach kurzer Zeit genervt auf, was es natürlich unbedingt zu vermeiden gilt. 

Man sollte sich also fragen, wie man die nötigsten Informationen gut transportieren kann, ohne die AnruferInnen zu langweilen, denn im besten Fall werden diese ja am Ende ohnehin mit einem Menschen verbunden, der ihnen gezielt weiterhilft. 

Beim Stil der Formulierungen ist es wichtig, sich auf die Zielgruppe des Unternehmens einzustellen, um die AnruferInnen direkt richtig anzusprechen. Wenn es sich beispielsweise um ein junges Unternehmen mit tendenziell jungen KundInnen handelt, bietet es sich an, Telefonansagen aufzunehmen, in denen geduzt wird.

Handelt es sich hingegen um ein eher traditionelles Unternehmen, ist das “Sie” vermutlich angebrachter. Wer sich unsicher ist, welche Anredeform angemessen ist, kann sich fragen, wie er oder sie KundInnen im Gespräch am Telefon meist anspricht und wie im Allgemeinen die Kommunikation mit diesen ist. Besteht ein lockerer Umgangston und beinahe ein freundschaftlicher Kontakt? Oder ist es wichtig, die eigene Seriosität zu unterstreichen und ein rein professionelles Verhältnis zu wahren? 

Ein weiterer interessanter Punkt ist, ob es sinnvoll ist, die Telefonansagen mehrsprachig zu gestalten, zum Beispiel in Deutsch und Englisch oder ob das nur ein unnötiger Zeittreiber ist. Auch hierbei sollte man sich seine Zielgruppe etwas genauer anschauen und untersuchen, welche die am meisten verwendete Sprache im Umgang mit KundInnen ist. Wenn der Großteil dieser Deutsch spricht oder zumindest einigermaßen versteht, sollte eine Telefonansage auf Deutsch ausreichend sein. Handelt es sich hingegen um ein Unternehmen, dessen KundInnen international und vielsprachig sind, wie es zum Beispiel bei Hotels der Fall ist, ergibt es durchaus Sinn, die Telefonansagen zumindest noch in Englisch anzubieten, damit sie von allen AnruferInnen verstanden werden.

Auswahl des Sprechers / der Sprecherin

Im nächsten Schritt geht es darum, die Sprecherin oder den Sprecher für die Telefonansage festzulegen. Auch hier ist es wichtig, sich über das eigene angestrebte Image im Klaren zu sein und zu wissen, wie man nach außen wirken möchte. Repräsentiert eine junge, dynamische Stimme das Unternehmen am besten? Oder braucht es eine reife, vertrauensvolle Stimme? Dank einer wirklich großen Bandbreite an SprecherInnen mit verschiedensten Stimmfarben, wird man hier sicher den richtigen Ton treffen können.

Wenn man neben der deutschen Version auch noch eine fremdsprachige anbieten möchte, sollte man außerdem auf jeden Fall auf MuttersprachlerInnen setzen, um seltsame Akzentkompositionen zu vermeiden. 

Wenn du in ein paar Demos von SprecherInnen reinhören möchtest, um konkrete Beispiele im Ohr zu haben, schau doch mal auf unsere Seite https://www.kurtcreative.de/telefonansagen/

Was leider häufig daneben geht und keinen professionellen Eindruck macht, ist das selbstständige Sprechen der Telefonansagen. Das klappt nur, wenn man ein gutes Mikrofon und ein anständiges Aufnahme Set-up zur Verfügung hat und wenn man dazu noch eine wohl artikulierende Sprecherin ist. Wenn diese Faktoren nicht stimmen, kann die Ambition zur Professionalisierung leider schnell etwas unbeholfen wirken. 

Die einzige Ausnahme hierbei bildet die persönliche Mailbox-Ansage, die gerne von der Unternehmerin oder der Mitarbeiterin selber besprochen werden kann. Ein Satz wie “ Dies ist die Mailbox von Max Mustermann. Sie erreichen mich leider gerade nicht, aber hinterlassen Sie doch bitte eine Nachricht!” in der Stimme der angerufenen Person wirkt authentisch und nicht unprofessionell.

Musik in der Telefonansage

Der nächste Punkt, den es zu überlegen gilt ist, ob Musik in der Telefonansage verwendet werden soll. Ob dies sinnvoll ist, hängt natürlich stark vom Format der Ansage ab. Bei einer Warteschleife ist Musik kaum wegzudenken, bei Sprachmenüs kann Musik sinnvoll sein, aber bei Mailbox-Ansagen wäre eine musikalische Untermalung meist eher irritierend. 

Generell erzeugt Musik je nach Genre und Titel eine gewisse Stimmung, die genau wie die Stimme und die Formulierung der Telefonansage zum jeweiligen Unternehmen passen sollte. 

Beim Kauf der Musik ist es außerdem sehr wichtig zu beachten, um welches Lizenzmodell es sich bei dem Titel handelt. Es ist ratsam, das Musikstück wirklich zu kaufen und nicht auf kostenlose Downloads zurückzugreifen. Bei letzterem ist man rechtlich nicht abgesichert und kann unter Umständen in unnötige Schwierigkeiten geraten. 

Außerdem sollte man darauf achten, dass die ausgewählte Musik nicht GEMA-geschützt und auch langfristig verfügbar ist, damit die Lizenz nicht jährlich verlängert werden muss und unerwartete Kosten entstehen. 

Bei kurt creative nutzen wir für die Produktion von Telefonansagen eine große und vielfältige Musikbibliothek und informieren Dich transparent bei jeder Produktion über die jeweiligen Nutzungsrechte. So kannst Du sichergehen, dass deine Telefonansage keine Mehrkosten oder Probleme nach sich zieht. 

Wenn Du die Produktion Deiner Telefonansagen in professionelle Hände geben möchtest und Unterstützung bei der Konzeption, der Formulierung von Texten oder der Auswahl der passenden Sprecherin und Musik suchst, buche gern eines unserer Telefonansagen-Pakete. Wir freuen uns darauf, deine Telefonanlage zum Leben zu erwecken!

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